در این مقاله قصد داریم به بررسی حسابداری حقوق و دستمزد و لزوم یادگیری آن و نیز نقش مهمی که این سیستم در سازمان ها دارد بپردازیم.

شرکت ماهر نیرو پارسا پیمانکار تامین نیروی انسانی کارخانجات و سازمان ها همواره با انتشارا مقالات برگزیده در حوزه های مالی و حقوق و دستمزد در راستای آشنایی هرچه بیشتر عموم گام نهاده و یافته های خود را با مخاطبین خود به اشتراک می گذارد.

اهمیت فراگیری مطالب مرتبط با حقوق و دستمزد:

کسانی که در رشته‌های امور مالی مشغول تحصیل می باشند اطلاعات حسابداری را فرا می‌گیرند یکی از انواع هزینه هایی را که با آن آشنا می‌شوند هزینه حقوق و دستمزد است و به تبع روش حسابداری و ثبت این هزینه را در دفاتر روزنامه و کل فرا خواهند گرفت ولی باید توجه داشت بخش هزینه حقوق و دستمزد دارای مطالب زیادی می باشد که هر فرد حسابداریا کسی که در واحد حقوق و دستمزد سازمان یا موسسه‌ای کار می کند نیاز به داشتن به دانش تخصصی در این زمینه دارد، این اطلاعات را به صورت خلاصه می‌توان شناخت سیستم های کنترلی حقوق و دستمزد، شناخت قوانین بیمه و مالیات و سایر مواد قانونی همچون اضافه کاری و ماموریت و تهیه اسناد و مدارک ثبت لیست حقوق و دستمزد و سایر موارد نام برد که در اعلام با آنها و بیشتر آشنا خواهید شد.

می دانید هزینه نیروی کار بخش اعظمی از بهای تمام شده تولید کالا و خدمات یک موسسه و یا یک اقتصادی را به خود اختصاص می‌دهد در واقع تاثیر قابل توجهی بر سود واحدهای تجاری خواهد داشت، البته اهمیت هزینه حقوق و دستمزد در واحدهای مختلف متفاوت است ولی به طور معمول هزینه حقوق و دستمزد یک سوم از درآمدهای واحد اقتصادی و تجاری را به خود اختصاص می‌دهد بنابراین پرواضح است کسانی که در رشته امور مالی تحصیل می‌کنند باید اطلاعات جامع کافی در این زمینه داشته باشند.

سیستم حقوق و دستمزد چگونه باید باشد:

اشاره کردیم که هزینه حقوق و دستمزد بخش قابل ملاحظه‌ای از هزینه‌های یک موسسه را به خود اختصاص می‌دهد، پرواضح است مدیریت واحدهای اقتصادی نیاز به کنترل دقیق و منظمی در این زمینه دارند و از طرفی می‌دانید کارکنان یک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزایا خود را به شکل منظم دریافت کنند وهمچنین باید توجه داشت که محاسبات تعیین حقوق و مزایا پرحجم و گسترده است و در ضمن معمولاً قوانین کشورها واحدهای اقتصادی را ملزم نموده‌اند تا اطلاعاتی از تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد و مزایای مربوطه را همه ماه به دستگاه‌های ذی‌ربط همچون وزارت دارایی برای وصول مالیات و سازمان تامین اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال دارند، در نتیجه موارد فوق ایجاد یک سیستم منظم و دقیق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است.

بنابراین یک سیستم حقوق و دستمزد باید به شکلی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت و به موقع جمع آوری و مبلغ صحیح قابل در پرداخت به هر یک از کارکنان و دستگاه‌های مربوطه را محاسبه کند و در ضمن روشهای کنترلی مناسبی برای جلوگیری از پرداخت وجوه به شکل غیر قانونی به افراد سوء استفاده کننده را ایجاد نماید.

باید اشاره کرد امروزه رایانه و شماری از محاسبات حقوق و دستمزد در مدت زمانی بسیار کوتاه  انجام می‌دهد و لیکن رایانه یک ابزار در دست کاربران می باشد و داشتن اطلاعات در ارتباط با حقوق و دستمزد لازم و ضروری می‌نماید.

اجزا و عناصر سیستم حقوق و دستمزد کدام‌اند؟

از اجزا و عناصر تشکیل دهنده یک سیستم باید به طور کلی و بدون در نظر گرفتن اینکه این سیستم برای موسسه بازرگانی و خدماتی و یا تولیدی طراحی شده به شرح زیر می باشد:

-دایره کارگزینی

– اداره ثبت و ورود و خروج پرسنل

– دایره حسابداری حقوق و دستمزد

که ما برای بررسی اجزاء و عناصر فوق الذکر ابتدا به صورت کلی آنها را معرفی کرده و در ادامه بیشتر در ارتباط با آنها بحث کرده و جزئیات وظایف آنها مورد تجزیه و تحلیل قرار خواهد داد.

وظیفه دایره کارگزینی:

واحد کارگزینی در هر موسسه وظیفه تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های استخدامی و پرسنلی و رعایت و مد نظر قرار دادن قوانین کار و امور اجتماعی و سایر قوانین را برعهده دارد و از طرفی وظایف دیگری در ارتباط با پرسنل همچون آموزش، نحوه استفاده از مرخصی و تعیین شرح وظایف، نقل و انتقال پرسنل و سایر بخش‌های موسسه و موارد مشابه را برعهده دارد.

وظیفه اداره ثبت ورود و خروج پرسنل چیست:

وظیفه این بخش جمع‌آوری اطلاعات مربوط به زمان انجام کار پرسنل و در واقع حضور غیاب و هر یک از کارکنان در موسسات و واحدهای مربوطه می باشد که به طرسق و روش‌های خاصی این کار صورت می پذیرد.

وظیفه دایره حسابری حقوق و دستمزد چیست؟

این دایره وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت برای یکی از پرسنل را به عهده دارد و در واقع اسناد و مدارک حقوق و دستمزد کارکنان در این دایره نگهداری می‌شود توجه دارید که بحث حسابداری هزینه و حقوق و دستمزد در این دایره مطرح می‌شود.

به نمودار زیر که به شکل بسیار ساده سیستم حسابداری را نشان می‌دهد توجه کنید.