تامین نیروی انسانی امورات دفتری یکی از نیازهایی است که تمامی شرکت ها، سازمان ها، مراکز تولیدی و غیره در یک دوره از برهه کاری خود به آن نیاز پیدا می کنند. امورات دفتری به عنوان قلب برنامه ریزی یک مجموعه به شمار می روند و تصمیمات مختلف و صدور فرمان ها معمولا از طریق آنها انجام می گیرد. در واقع بدون وجود امورات دفتری در یک مجموعه کنترل و مدیریت آن کار سخت و گاها ناممکنی خواهد بود. به همین دلیل باید برای پشتیبانی از یک مجموعه تولیدی و ارائه یک خدمت از نیروهای دفتری مختلف استفاده نمود و در بخش های گوناگون برای آن شغل و وظایف تعریف کرد. هر چقدر نیروهای دفتری یک مجموعه تخصصی تر و وظیفه شناس تر باشند، به قطع این موضوع بر بازدهی کاری آن مجموعه تاثیر مثبت خواهد گذاشت. به همین دلیل باید در فرآیند گزینش نیروهای دفتری یک مجموعه نهایت دقت و توجه را به خرج داد و از میان متقاضیان بهترین افراد را گزینش نمود.

بهترین افراد برای تامین نیروی انسانی امورات دفتری یک مجموعه چه کسانی هستند؟

تامین نیروی انسانی امورات دفتری یک مجموعه باید از میان بهترین افراد انجام گیرد. در این صورت می توان از بازدهی کاری آن بهره برد و امورات کاری خود را به بهترین نحو انجام داد. به طور کلی بهترین نیروهای دفتری یک مجموعه دارای این مشخصات هستند:

·         دارای دانش و تخصص کافی: مهمترین مورد برای انتخاب نیروهای دفتر یک مجموعه انتخاب آنها بر اساس تخصص و مهارت است که این موضوع با دانش و تخصص آنها رابطه مستقیم دارد. به همین دلیل برای دریافت بازدهی باید از افراد متخصص در شغل های مختلف استفاده کرد، و این موضوع شامل تمامی افراد می شود. برای مثال بایستی برای امورات حسابداری از افرادی استفاده شود که از دانش و تخصص لازم در این زمینه برخوردار باشند.

·         تعهد کاری و حس انجام وظیفه: نیروهای اداری یک مجموعه باید از تعهد کاری و حس انجام وظیفه بالایی برخوردار باشند. در این صورت آنها می توانند امورات کاری یک مجموعه را به صورت درست و دقیق انجام دهند. برای مثال اگر نیروی اداری یک مجموعه از حس تعهد کاری مناسب برخوردار نباشد، قطعا کارهای خود را با کیفیت پایینی انجام می دهند، و این موضوع در دراز مدت می تواند تاثیرات نامطلوبی بر بازدهی یک مجموعه داشته باشد.

·         اخلاق کاری و ارتباط خوب با مراجعین: یک نیروی کاری حرفه ای و متعهد باید بتواند با مراجعین خود به خوبی برخورد داشته و امورات کاری آنها را به بهترین نحو انجام داد. میزان پیشرفت کاری و بازدهی یک مجموعه با میزان رضایت مراجعه کنندگان آن رابطه مستقیم دارد. به همین دلیل توصیه می شود تامین نیروی انسانی امورات دفتری از میان افرادی انجام شود که دارای اخلاق کاری و ارتباط عمومی بالا هستند.

·         داشتن سابقه کاری: معمولا مجموعه های اداری برای خود قوانین و شرایط کاری خاصی دارند و پس از استخدام نیروهای جدید آنها را با این موارد آشنا می کنند اما، یک نیروی کاری باید از تجربه کاری در محیط های اداری برخوردار باشد. به همین منظور توصیه می شود که برای تامین نیروهای انسانی امورات دفتری تا حد امکان از افراد دارای سابقه کاری مناسب استفاده شود.

شیوه های تامین نیروی انسانی امورات دفتری

تامین نیروی انسانی امورات دفتری را برای مراکز و سازمان های مختلف می توان به صورت های گوناگونی انجام داد. یکی از شیوه های مرسوم استخدام دائم افراد است. در این شیوه پس از تعیین نیاز مجموعه در پست های مختلف، فراخوان هایی در رسانه های مختلف داده می شود و پس از ثبت نام افراد از آنها آزمون، مصاحبه و تست های مهارت گرفته می شود و افرادی که بتوانند موفق از این مراحل عبور کنند با قراردادهایی به استخدام مجموعه مورد نظر در می آیند، و آن مجموعه در قبال انجام کارها توسط آنها موظف به پرداخت حقوق، بیمه و غیره می باشد، و باید شرایط کاری مساعد و قانونی را برای آنها فراهم کند. در سالیان اخیر استفاده از این شیوه جز در سازمان های دولتی به ندرت انجام می گیرد و دلیل آن استفاده از نیروهای قراردادی است. نیروهای قراردادی اداری افرادی هستند که توسط یک مجموعه خدماتی استخدام شده اند و طبق نظر مجموعه مورد نظر، موظف هستند در سازمان و مراکز مختلف کار کنند. این افراد معمولا مزایا و حقوق خود را از شرکت خدماتی دریافت کرده، و برای مجموعه و سازمان دیگری کار می کنند. استفاده از این شیوه تامین نیروی انسانی امورات دفتری، برای سازمان های مختلف دارای مزایای زیادی است و آنها می توانند با کمترین دغدغه و در یک مدت زمانی معلوم نیروهای تخصصی هر رشته را به کار گیرند. همچنین معمولا نیروهایی که از طریق این شیوه مشغول به کار می شوند، دارای سابقه کاری هستند و به همین دلیل می توان از مهارت و سابقه کاری آنها برای پیشبرد بهتر امورات کاری استفاده نمود.