یکی از مهمترین روش های شناسایی قابلیت ها و مهارت های افراد در زمان استخدام برگزاری جلسات مصاحبه از متقاضیان کار است که در این مقاله سعی داشتیم با معرفی مفاهیم اولیه مصاحبه به اهداف آن بپردازیم.

همانطوریکه می دانید شرکت تامین نیرو ماهر نیرو پارسا در راستای تامین نیاز های پرسنلی کارفرمایان طرف قرارداد به عنوان پیمانکار تامین نیروی انسانی با انتشار فراخوان های گزینش نسبت به شناسایی متقاضیان کار اقدام می نماید و جهت تامین نیروی انسانی مورد نیاز خود در پروژه های در دست انجام همواره با برگزاری جلسات مصاحبه  نسبت به بررسی قابلیت ها و شناخت ضعف های متقاضیان اقدام می نماید.

مصاحبه ­های استخدامی

سیستم مصاحبه: مصاحبه یک جلسه و گفت­ وگو بین متقاضی و نماینده کارفرما است. بسته به نوع پست، مصاحبه می­تواند توسط یک مدیر واحد – معمولاً مدیر منابع انسانی – یا مدیر منابع انسانی و مدیر بخش که مصاحبه انجام می دهد انجام شود. برای موقعیت­ های مدیریتی، هیئت مصاحبه کننده از مدیر منابع انسانی، مدیر اداری، یکی از مدیران ارشد و یک متخصص داخلی و خارجی تشکیل می­شود.

هدف مصاحبه ها: اهداف مصاحبه شغلی عبارتند از:

• تأیید اطلاعاتی که قبلا توسط متقاضی ارائه شده است؛
• ایجاد امکان مقایسه جزئیات هر شخصیت متقاضی با کسانی که فرم درخواست ارائه داده اند؛
• امکان ارزیابی رفتار متقاضی، (رفتار، هوشیاری و غیره) برای مصاحبه­ گر؛
• ایجاد امکان برای متقاضیان برای جستجوی اطلاعات مربوط به شغل و سازمان به ­طور کلی؛
• ایجاد امکان برای مصاحبه کنندگان برای لیست کردن کاندیداهای مناسب از میان کسانی که در این مصاحبه حضور داشتند.

-انجام مصاحبه های استخدامی: اطمینان از موفقیت پروسه مصاحبه، برنامه ریزی و آماده سازی مناسب برای آن یکسان باید باشد. برنامه ­ریزی و آماده ­سازی زیر به مصاحبه کنندگان کمک می­کند تا دریابند:

• هر مصاحبه کننده قبل از انجام مصاحبه باید از توصیف شغل و مشخصات کارکنان استفاده کند.
• هر مصاحبه کننده باید یادداشت­های مربوط به جزئیات مربوط به متقاضیان را یادداشت کند و همچنین باید اطلاعات اضافی را که می­خواهد جمع ­آوری کند، یادداشت کند. مصاحبه کننده ­های مختلف در پانل ممکن است دستورالعمل­های مختلفی از اطلاعات مهمی که می­خواهند به­ دنبال آن باشند داشته باشند.
• تمام مصاحبه شونده­ ها باید تصمیمات مربوط به موضوع را در طی مصاحبه مورد بررسی قرار دهند تا بتوان از تقلید سؤالات مصاحبه گران مختلف جلوگیری کرد. با این حال، با توجه به شخصیت ­های مختلف و مهارت­ های نامزدها باید انعطاف ­پذیر باشیم.

– برگزاری مصاحبه برای رسیدن به بهترین نتایج

• مصاحبه گران باید درک کنند که برخی از نامزدها ممکن است در ابتدای مصاحبه خجالتی یا عصبی باشند. آنها باید مصاحبه را با مکالمة عمومی مانند زمان برگزاری مصاحبه، نحوة رسیدن به محل مصاحبه، محل اقامتشان و غیره شروع کنند. در حقیقت، این فرایند باید از زمان آغاز گزارش برای مصاحبه شروع شود. آنها باید به صورت دوستانه توسط روابط عمومی و یا ادارة کارگزینی مورد استقبال قرار گیرند و اگر این متقاضیان باید در صف مصاحبه به انتظار بنشینند، بهتر است از آنان پذیرایی شود.
• اتاقی که در آن مصاحبه انجام می­شود باید راحت و آرام باشد، یعنی چاپگرهای کامپیوتری، تلفن و … در آن وجود نداشته باشد. با این کار اطمینان حاصل می­شود که در طول مصاحبه، هیچ اختلالی رخ نخواهد داد.
• مصاحبه­ گران باید با روی­ خوش با ایستادن و دست­ دادن، یا با بیان برخی نظرات دوستانه و دلنشین و غیره، به متقاضیان احساس خوشایندی دهند.
• برای دستیابی به نتایج بهتر، باید شرایطی ایجاد شود که متقاضی اطلاعات را بدون وقفه ­های مکرر ارائه دهد. مصاحبه گرها باید کمتر صحبت کنند. تمرکز باید بر روی متقاضی باشد.
• اگر یک متقاضی به یک سؤال خاص پاسخ اشتباه بدهد، مصاحبه کننده هرگز نباید اشتباه را ذکر کند. در این راستا می­توان سؤالات تکمیلی پرسید یا موضوع را تغییر داد.
• برخی از مصاحبه کنندگان برحسب عادت شروع به سخنرانی در مورد موضوع خاصی می­کنند. این کاملاً غیرقابل قبول است. این نامزد است که مصاحبه می­ شود و نه مصاحبه کننده.
• قبل از اینکه مصاحبه به پایان برسد، مصاحبه کننده باید مطمئن شود که تمام سوالات مربوطه مورد سؤال قرار گرفته است. در این مرحله، به متقاضی باید فرصتی برای جستجوی اطلاعات در مورد شغل و سازمان داد تا پاسخ ­های واضح و دقیق ارائه شود.
• سرانجام، باید متقاضی را در مورد زمان اعلام نتایج مطلع نمود و باید طوری رفتار کرد که فردا مصاحبه شونده از اتاق مصاحبه با ذهنیتی خوب و خوشایند بیرون رود.

آزمون­ های انتخاب

برای بعضی از پست­ ها، ممکن است تست ­های خاصی برای مصاحبه انجام شود، اما نه برای جایگزینی. برخی از آزمون­ ها نسبتاً ساده هستند، مانند:

• تست­ های کار: این نوع آزمون­ها طراحی شده ­اند تا بررسی کنند که آیا یک متقاضی با ادعای خود مطابقت دارد یا خیر. به ­عنوان مثال، ممکن است از یک منشی خواسته شود تا یک نامه بنویسد یا از یک راننده درخواست شود که یک وسیلة نقلیه را رانندگی کند.
• معیارهای آزمون: این معیارها برای نشان دادن مهارت انجام وظایف ساده طراحی شده اند.
• تست هوش: اینها برای تست توانایی استدلال طراحی شده اند.
• تست شخصیت: این آزمون­ ها برای نشان دادن عدم­وجود صفات شخصیت خاص طراحی شده ­اند.

انتصاب پس از انتخاب، نامزد مناسب (یا نامزدها اگر جای خالی بیشتری وجود داشته باشد) باید ترجیحاً از طریق تلفن مطلع شود، و سپس یک تأییدیه کتبی برای آنها ارسال شود. این نامه باید شامل تمام جزئیات مربوطه مانند پست، تاریخ شروع کار و.. باشد. نامة انتصاب باید شامل موارد خاصی از «شرایط و ضوابط استخدام» مانند ساعت­ کار، حقوق اولیه، مزایای دیگر و شاید حتی یک کپی از توصیف شغل مربوطه باشد.

تصمیم­ گیری در مورد انتخاب باید در اسرع وقت صورت گیرد، زیرا ممکن است در صورت فاصله زمانی بین مصاحبه و پیشنهاد انتصاب نامزد مورد نظر در دیگر مکان­ ها پذیرفته شود. علاوه براین، اگر بهترین متقاضی لیست در دسترس نباشد، باید سراغ نامزد بعدی رفت.

رسیدگی به نامزدهای ناموفق

متقاضیانی که در مصاحبه ناموفق بوده اند باید لیست شده و با احترام به آنها اطلاع داد که پذیرفته نشده اند. با این حال، در حالتی که یک نامزد مناسب برای یک کار خاص پیدا نشد، ممکن است فرد مورد نظر برای یک پست مشابه یا کار دیگری در آینده مناسب باشد. بنابراین، بهتر است (همراه با مصاحبه­ های مربوطه و غیره) این نامزدها را در نظر داشت تا در صورت نیاز در آینده با آنها تماس گرفته شود.

آزمون یا دوره آزمایشی

معمولاً افراد به­ صورت آزمایشی شروع به­ کار می­کنند. این دوره ممکن است یک­ماه، سه­ ماه یا حتی بیشتر، بسته به سن و پست یا میزان آموزش لازم باشد.

دوره آزمایشی این امکان را فراهم می ­آورد تا کارفرمایان ارزیابی کنند که آیا فرد انتخاب شده در واقع شرایط مناسب را داراست یا خیر. در عین­ حال، در همین دوره کارمند مورد نظر نیز تصمیم می­گیرد که آیا تمایل به ادامه کار در این سازمان را دارد یا خیر.

در پایان دورة آزمایشی، با کارمند جدید برای گفتگو با مدیر اداره یا منابع انسانی تماس گرفته می­شود که طی آن گزارش­ هایی راجع به پیشرفت ارائه می­شود. اگر هر دو طرف راضی باشند، کارمند در پست تایید می­شود، و در غیر این­صورت از اتمام کار باید آگاه شود.