همه چیز در مورد استخدام

استخدام ماهر نیرو

در این مقاله می خواهیم به مفهوم استخدام و مفاهیم مرتبط با آن بپردازیم شرکت ماهر نیرو پارسا پیمانکار تامین نیروی انسانی کارخانجات و سازمان ها در راستای آشنایی هر چه بیشتر مخاطبین خود با مفاهیم مدیریت منابع انسانی سعی نموده با تحقیق از منابع موجود به بررسی اجمالی در این حوزه بپردازد.

استخدام

اصطلاح «استخدام» به مراحل اولیة پرکردن جای خالی در یک سازمان اشاره دارد. این فرصت های شغلی ممکن است به شرح زیر باشد:

  • ایجاد موقعیت جديد: این کار ممکن است به دلیل افزایش بار کار کارمندان موجود یا گسترش کلی سازمان ضروری باشد. در مرحلة اول، بخش منابع انسانی باید تجزیه و تحلیل کند که کارمندان موجود برای به اشتراک گذاشتن کار اضافی کافی نیستند.
  • استعفاء / پایان کار یک کارمند موجود: در مرحله اول، بخش منابع انسانی باید تصمیم بگیرد که آیا لازم است که این جای خالی پر شود یا خیر. ممکن است توزیع کار این کارمند بین افراد موجود امکان پذیر باشد. این امر ممکن است فرصتی برای طراحی مجدد کار اختصاص داده شده به کارکنان موجود مختلف باشد.

سیاست استخدام

فرآیند استخدام ممکن است به روشهای مختلفی آغاز شود.

استخدام داخلی

یک جای خالی ممکن است توسط فردی که در محل یا بخش دیگری کار میکند پُر شود. این ممکن است فرصتی برای انتقال یا ارتقاء یک کارمند موجود فراهم کند که ممکن است به این موقعیت علاقه مند باشد. مزایای انتقال یا ارتقاء داخلی عبارتند از:

  • کارکنان می فهمند که با درست و سخت کار کردن امکان ارتقاء و پاداش وجود دارد. این به رضایت شغلی بیشتر در میان کارکنان منجر میشود.
  • مدیر مهارت و پتانسیل کارمندان داخلی را از قبل شناخته است و بنابراین ممکن است انتقال / ارتقاء چنین کارمند بدون در نظر گرفتن تمام روند استخدام، برای او بسیار آسان باشد.
  • کارکنانی که قبلاً ارتقاء یافته اند دانش خوبی در مورد کار و سازمان دارند. از اینرو دوران القاء و آموزش برای چنین کارمندی ممکن است کوتاه تر از افراد تازه کار باشد.

با این حال، ممکن است معایب خاصی در استخدام داخلی وجود داشته باشد؛ مانند:

  • این سازمان فرصت کسب کارکنان – به ویژه در سطح مدیریتی – را که ممکن است با ایده های جدید و نوآوری ها همراه باشد، از دست خواهد داد.
  • سایر کارکنان – که در نظر گرفته نمیشوند – ممکن است احساس حسادت و ناراحتی کنند و ممکن است با این کارمند همکاری نداشته باشند.
  • به منظور غلبه بر این معایب، مدیریت باید اطمینان حاصل کند که:
  • جزئیات جابه جایی به اطلاع همه میرسد.
  • انتخاب باید با روش عادلانه و بی طرفانه انجام شود؛
  • انتخاب باید براساس شایستگی و عملکرد باشد.

استخدام خارجی

این کار شامل پرکردن یک جای خالی از یک منبع خارج از سازمان میباشد. این منابع ممکن است به شرح زیر باشند:

  • دانشکده های محلی؛
  • کالج ها، کالج های فنی و دانشگاهها؛
  • آژانس های کاریابی؛
  • مشاوران استخدام؛
  • تبلیغات در روزنامه ها؛
  • ارسال نیازمندی در وبسایت های استخدام؛

معرفی کارکنان موجود

این کار ترکیبی از منابع داخلی و خارجی است. از کارکنان موجود ممکن است خواسته شود دوستان و خویشاوندان خود را که میتوانند برای یک کار خاص مناسب باشند توصیه کنند. با اینحال، باید توجه داشت که این روند باید به شیوه ای منصفانه دنبال شود تا کارکنان احساس ناراحتی نکنند.

فرآیند استخدام

قبل از تصمیم گیری در مورد استخدام، لازم است اطمینان حاصل شود که جنبه های مختلف استخدام بالقوه مورد توجه قرار گرفته است. برای این منظور، باید گامهای مختلفی برداشته شود.

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که با استفاده از آن شرح روش ها و رویه های فعلی انجام کار، شرایط فیزیکی که در آن شغل انجام میشود، رابطة شغلی با سایر مشاغل، سایر شرایط اشتغال و تجزیه و تحلیل شغل در نظر گرفته شده و بررسی میشود تا اگر احتمالاً تداخل و ناهماهنگی وجود دارد مشخص گردد. بنابراین، اگر یک کارمند پیدا شود که قادر به انجام برخی از فعالیت های مورد نیاز این کار نباشد، هنوز هم باید به تجزیه و تحلیل این شغل ادامه داد.

ماهیت شغل در طول یک دورة زمانی تغییر میکند. تحولات جدید رخ میدهد. پرسنل جدید استخدام میشوند. همه این موارد باعث میشود که شغلها با توجه به شرایط تغییر یافته بررسی و تحلیل شوند.

هر شغل شامل تعدادی از وظایف است. برخی از این مهارت ها، دانش و آموزش ویژه ای را نیاز دارند. وظایف دیگر ممکن است ساده تر باشند. برای توصیف یک شغل ابتدا لازم است آن را تحلیل کنیم. این کار برای درک موارد زیر در مورد کار انجام شده است:

  • چه وظایف مختلفی باید انجام شود – صرف نظر از اینکه آیا این یک کار یا تعداد کمی از وظایف متعدد است.
  • چگونه وظایف مختلف انجام شود. این بدان معنی است که مراحل انجام این وظایف به بهترین نحو ممکن انجام میشود.
  • کاندید مورد نظر باید چه صلاحیت هایی (آموزش، تحصیلات، مهارت و غیره) و ویژگی های شخصی (دید خوب، شنوایی خوب، صدای دلپذیر و غیره) داشته باشد.
  • این کاندید مسئول چه کسی، و چه کسی مسئول او خواهد بود.

هدف از تجزیه و تحلیل شغل توصیف یک حالت ایده آل نیست، بلکه به مدیریت نشان میدهد که بخش های تشکیل دهندة یک کسب وکار چگونه در یک زمان انجام میشود. تجزیه و تحلیل شغل بخش انسانی را قادر میسازد کارهای مختلف را مقایسه کند. این اطلاعات در مورد وضعیت مشاغل مختلف و همچنین برای ارزیابی شغلی و در آموزش ارائه خواهد شد. اطلاعات مربوط به شغل را میتوان از تعدادی از منابع مانند نظارت بر کارمندان، مصاحبه ها، پاسخ های پرسشنامه، بولتن ها و غیره، آگاهی از مواد کار و عملکرد واقعی کار به دست آورد. نشان داده شده است که پرسشنامه برای کارکنان بخش اداری مناسب است و مصاحبه برای کارگران بخش فروش مناسب است. شرایط کار و خطرات بهتر است توسط تحلیلگر مشاهده شود.

شرح شغل

نتایج تجزیه و تحلیل شغل در توصیف شغل تعیین میشود. این یک کار خاص را تعریف میکند. توصیف شغل برای کارگران تولیدی، افراد بخش اداری و سرپرستان خط (تولید)، یک عمل نسبتاً ثابت است. دو نوع توصیف شغلی به شرح زیر باهم متمایز هستند:

  • توصیف شغل سطح پایین معمولاً توسط ادارة منابع انسانی نوشته میشود، اما توصیف شغل های مدیریتی توسط مدیر اجرایی و / یا مدیریت ارشد نوشته شده است.
  • توصیف شغلی سطوح پایینتر برای مدیریت حقوق و دستمزد نوشته شده است و بهطور مستقیم به وظایف ملموس و تکالیف روزمره، یعنی وظایف مربوط میشود. از سوی دیگر، توصیف شغلی سطوح بالاتر به برنامه ریزی سازمان بیشتر مرتبط است و بنابراین به طور طبیعی روابط نامشهود، مسئولیت های کلی و خط مشیهای اختیارات یعنی نتایجی که باید توسط فرد حاصل شود را نشان میدهد.

شرح شغل یک کار خاص را توصیف میکند. این هدف کار و ارتباط آن با سایر مشاغل و افراد را بیان میکند. شرح شغل شامل موارد زیر است:

  • عنوان شغلی، بخش و جزئیات کار گروه؛
  • اهداف شغلی، برای مثال برای پست سرپرست بخش خدمات مشتری: «برای اطمینان از اینکه شکایات و پرسشهای مشتریان بهسرعت مورد توجه قرار میگیرند».
  • فهرست وظایف؛

مسئولیتها – برای چهکسی و چهچیزی مسئول خواهد بود. اطلاعات مربوط به رابطه با افراد مرتبط با شغل – در داخل و خارج از سازمان.

اطلاعات در مورد محیط کاری – دفتر خصوصی یا دفتر عمومی؛

جزئیات ساعات کار، تعطیلات، بیمه و غیره؛

  • اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، اضافه کاری، پاداش و سایر مزایای دیگر؛

شرح شغلی اطلاعات دقیق در مورد شغل ارائه میدهد و حتی یک کاندید شغل را قادر میسازد تصمیم بگیرد که آیا او میخواهد کار را بپذیرد یا خیر. همچنین او را برای انجام وظایف با درک کامل و بدونشک آماده میکند.

مشخصات کارمند

مشخصات کارمند جزئیات بیشتری در مورد مشخصات شخصی مورد نظر برای یک کاندیدا ارائه میدهد. این به سازمان کمک میکند تا تصمیم بگیرد که آیا یک نامزد خاص برای این کار مناسب است یا نه. این اطلاعات میتواند بهشرح زیر باشد:

✓ کیفیت فیزیکی – سن، بهداشت عمومی و غیره؛

✓ کیفیت روحی – هوشیاری، صبر و … ؛

✓ مهارت ها – برنامه های فناوری اطلاعات، دانش فنی و غیره (بسته به نوع کار)؛

✓ مدارک تحصیلی – آموزش، تجربه، تحصیل و غیره؛

✓ شخصیت – قابل اعتماد، صادق، سخت کوش، خوش برخورد و غیره؛

با داشتن مشخصات کارمند اداره منابع انسانی میتواند تصمیم بگیرد که آیا نامزد مورد نظر – از نظر جسمی، ذهنی، مهارت و صلاحیت معقول – برای شغل مورد درخواست او، مناسب است یا خیر. این امر همچنین توانایی نامزد را برای کار به عنوان یک عضو مولد تیم نشان خواهد داد.

جذب متقاضیان مناسب

پس از آنکه تجزیه و تحلیل شغل مربوطه، شرح شغل و مشخصات کارکنان تکمیل شد، ادارة منابع انسانی آماده است تا اقدامات لازم را برای جذب نامزدهای مناسب برای درخواست شغل انجام دهد. برای این منظور، آگهی استخدام باید با تمام جزئیات مربوطه بهصورت زیر نوشته شود:

➢ نام کامل سازمان، آدرس آن و ماهیت فعالیت آن؛

➢ عنوان شغلی و اهداف آن؛

➢ جزئیات وظایف مهم درگیر؛

➢ ویژگی های شخصی مهم مورد نیاز؛

➢ اطلاعات مربوط به حقوق و مزایای دیگر؛

➢ اطلاعات در مورد چگونگی بهکارگیری، و اینکه چه اسنادی باید برای درخواست ضمیمه شود.

فرم درخواست استخدام

در اکثر موارد فرمهای درخواست برای متقاضیان ارسال میشود و یا در وبسایت سازمان در دسترس متقاضیان قرار میگیرد. این کار برای اطمینان از این است که تمام اطلاعات مرتبط که سازمان دنبال آن است ارائه میشود. این باعث میشود که ادارة منابع انسانی فهرست نامزدها را بدون صرف‌زمان و تلاش و یا گاهی اوقات رد بعضی از متقاضیان برای کسب اطلاعات کامل فراهم کند. فرم‌های درخواستی به‌گونه‌ای طراحی شدهاند که اطلاعات را به شیوهای متوالی فراهم کنند. این به بخش منابع انسانی در فرایند انتخاب کمک میکند.

ممکن است لازم باشد مجموعه ای از انواع فرم های درخواست برای انواع مختلف مشاغل را طراحی کنیم. با اینحال، یک فرم درخواست استاندارد برای کسب اطلاعات در مورد متقاضی دارای طراحی زیر است:

➢ بخشA : این بخش شامل اطلاعات استاندارد مانند نام، آدرس، سن، ملیت، محل اقامت، اطلاعات تماس و غیره است.

➢ بخش :B این بخش شامل اطلاعات در مورد شرایط جسمی مانند قد، وزن، هر بیماری موجود و غیره است. این کمک می‌کند تا مطمئن شوید که آیا نامزد از نظر جسمی و روانی مناسب است.

➢ بخش :C این بخش شامل اطلاعات در مورد زمینه‌های آموزشی و تحصیلی است.

➢ بخش : D این بخش شامل سابقة استخدام قبلی متقاضی است تا بتوان سابقه و نوع تجربة کاری او را مشخص کرد.

➢ بخش :E این بخش شامل اطلاعات در مورد سرگرمی ها، علاقمندی ها و غیره است که به بخش منابع انسانی کمک میکند تا اطمینان حاصل شود که متقاضی از اوقات فراغت خود استفاده میکند. این نوع اطلاعات برای موقعیت های مدیریتی بسیار مهم است.

➢ بخش F: این بخش به مراجع قبلی کارفرمایان با سایر متخصصان مرتبط است. گاهی اعتبار متقاضی را می‌توان با تماس با مراجع مشخص کرد.

➢ بخش G: هرگونه اطلاعات تکمیلی دیگر که در بخش های قبلی حذف شده است ممکن است توسط متقاضی ارائه شود.

➢ بخش :H شامل اعلان متقاضی میشود که اطلاعات ارائه شده توسط او دقیق و قابل اطمینان باشد. همچنین فضایی برای امضای متقاضی و تاریخ درخواست در آن وجود دارد.

پیوست‌ها به فرمهای درخواست – CV یا رزومه

اغلب از متقاضیان خواسته میشود تا اسناد خاصی را به فرمهای درخواست شده اضافه کنند. معمولاً این مستندات خواسته میشود:

✓ توصیهها یا نامههای کارفرمایان سابق و یا سایر افراد شناخته شده به متقاضی و همچنین کسانی که میتوانند در مورد نگرش، مهارتها و تواناییهای کار خود بنویسند.

✓ کپی گواهی‌ها، مدارک یا دیپلم‌ها؛

✓ کارنامک (CV) – یک رزومة کوتاه از جزئیات متقاضی؛

انتخاب

هنگامی که فرمهای تقاضا دریافت میشوند، اطلاعات مربوط به متقاضیان با شرایط مورد نیاز، برای درخواست های موقعیت، مورد مقایسه قرار میگیرد. متقاضیانی که دارای شرایط مورد نظر هستند، به فرم اضافه میشوند و از آنها برای مصاحبه دعوت به‌عمل میآید.